ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis Cloud Computing SAAS (Software as a Service) menggunakan Aplikasi PHREEDOM

MAKALAH

TEKNOLOGI MIGRASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 

Implementasi sistem ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan teknologi informasi yang memiliki peranan penting dan berinteraksi dengan sistem informasi akuntansi pada saat ini. Sistem ERP merupakan teknologi yang didesain untuk memecahkan masalah sistem yang tidak terintegrasi di perusahaan dengan mengintegrasikan proses bisnis dalam sebuah software. Software tersebut menggunakan modul-modul yang mencakup semua area fungsional pada perusahaan untuk menyederhanakan proses internal perusahaan sehingga dapat memberikan informasi secara real time.

Setiap perusahaan memiliki departemen tertentu untuk menangani proses bisnis. perusahaan modern memiliki fungsi yang sifatnya crucial atau penting. Dengan adanya berbagai departemen pada sebuah perusahaan, kemungkinan besar memunculkan terjadinya masalah kemanan data yang dimiliki pelanggan dan effisiensi waktu yang di butuhkan bagaimana caranya yaitu dengan menggunakan jasa layanan cloud computing SAAS (software as a service) Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan sistem ERP yang bersifat open source, salah satunya Phreedom sebuah aplikasi untuk menunjang kebutuhan bisnis perusahaan yang dapat mengatur dan cepat sesuai permintaan.

1.2 Rumusan Masalah

      Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut : 

1. Apa pengertian ERP (Enterprise Resources Planning)?

2. Apa manfaat dan keuntungan ERP (Enterprise Resources Planning)?

3. Modul apa yang di gunakan ERP (Enterprise Resources Planning)?

4. Apa pengertian SAAS (software as a service) beserta layanannya?

5. Apa itu Phreedom?

6. Bagaimana instalasi dan cara mengunakan phreedom?

1.3 Tujuan Penulisan

   Tujuan Penulisan Makalah ini adalah berguna untuk melegkapi tugas Project 1 mata kuliah Teknologi Migrasi dan memberikan informasi terutama kepada para pelaku usaha bisnis mengenai ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis Cloud Computing SAAS (Software as a Service) menggunakan Aplikasi PHREEDOM

1.4 Manfaat penulisan

1. ERP (Enterprise Resource Planning) Dapat di implementasikan di sebuah perusahaan yang
    berfungsi untuk menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu 

    dan tenaga.

2. Dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) seluruh data disimpan dalam sistem terpusat
    sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga.

3. Mampu mengerti menggunakan Phreedom merupakan aplikasi open source berbasis Cloud
    Computing yang dikhususkan untuk layanan akunting dan ERP (Enterprise Resource Planning).

BAB II 

PEMBAHASAN 

2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resouce planning)
      ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data. 

2.1.1 Manfaat dan Keuntungan ERP (Enterprise Resouce planning)
Manfaat ERP sebagai berikut :
1. Quality and Efficiency

    -  ERP dapat meningkatkan kualitas produk/jasa dan efisiensi

2. Decrease Cost
    - ERP dapat menurunkan biaya operasional
3. Decision Support
    - ERP dapat mendukung pembuat keputusan untuk mengambil keputusan
4. Enterprise Agility
    - ERP mendukung perusahaan untuk beradaptasi dengan tangkas/gesit (agile) terhadap cepatnya

      perubahan

Keuntungan ERP sebagai berikut :
    - Penurunan inventory
    - Penurunan jumlah tenaga kerja secara keseluruhan
    - Penurunan waktu yang dibutuhkan dalam mendapatkan informasi
    - Peningkatan tingkat layanan (service level)
    - Peningkatan kontrol keuangan

2.1.2 Modul ERP (Enterprise Resource planning) 

     Secara umum software ERP terbagi atas dua modul yaitu Modul utama berupa modul operasi dan modul pendukung berupa modul finansial dan akuntasi serta modul sumber daya manusia. 

Modul Operasi sebagai berikut : 

1. Sales and Distribution Planning 

    - General Logistics 

    - Purchasing

2. Production Planning and Control 

    - Quality Management 

    - Plan Maintenance

3. Inventory Management 

    - Materials Management 

    - Project Management

Modul Finansial dan Akutansi sebagai berikut : 

1. General Accounting

    - Financial Accounting

    - Controlling

2. Investment Management

    - Treasury

    - Enterprise Controlling

Modul SDM sebagai berikut : 

1. Personnel Management

    - Personnel Time Management

    - Payroll

    - Training and Event Management

2.Organizational Management

    - Travel Management

2.2 Pengertian SAAS (Software as a service)

      merupakan jenis layanan pada Cloud Computing yang menekankan kepada pemakaian bersama software (aplikasi) kepada para penggunanya. Umumnya layanan SaaS disediakan dalam bentuk interface berbasis web dengan disertai beragam aplikasi bisnis di dalamnya. merupakan jenis layanan Cloud Computing yang paling banyak dan paling mudah digunakan oleh pengguna khususnya pengguna yang tidak terlalu membutuhkan pengetahuan teknis dalam instalasi dan konfigurasi. 

2.2.1 Layanan SAAS (Software as a service)

         Berikut beberapa contoh layanan Cloud Computing berbasis Cloud SaaS yang dapat digunakan secara online: 

1. Layanan email
    - Google mail
    - Yahoo mail
2. Layanan Collaboration Aplication
    - Zoho
3. Layanan CRM (Customer Relationship Management)
    - Salesforce
    - SugarCRM

2.3 Pengertian Phreedom 

      Merupakan aplikasi open source berbasis Cloud Computing yang dikhususkan untuk layanan ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) dan akunting. dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL sehingga dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi (Linux, Windows, Mac OS, Free BSD, dll.) maupun perangkat mobile. 

      Phreedom memiliki engine yang sama dengan Phreebook dan sama-sama menggunakan lisensi GNU GPL (General Public License). Phreedom dibuat oleh Phreesoft dan diletakkan juga pada server Phreebooks. 

Beberapa layanan dan fitur Phreedom antara lain:
- Kasir (Point of Service)
- Kurs mata uang
- Pelaporan secara digital
- E-commerce
- Payment gateway
- Project tracking
- Multi user security
- Accounting berbasis web
- Manajemen inventory (labor, stok barang/jasa, dll.)
- Akun untuk vendor dan i
- Perbankan (banking)
- Pengiriman (shipping)

2.3.1 Persyaratan Instalasi & Spesifikasi Minimum yang Diperlukan

         Untuk melakukan instalasi Phreedom dibutuhkan perangkat berupa komputer maupun laptop, dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Terinstal sistem operasi Windows, Linux, Mac, dll.
2. Terinstal PHP, MySQL, dan Javascript. Agar lebih mudah, cukup instal sebuah aplikasi web server      seperti XAMPP, LAMP atau sejenisnya.
3. Terinstal web browser yang berbasis GUI dan mendukung PHP, MySQL serta Javascript
    disarankan Google Chrome.

2.3.2 Panduan Pre-Instalasi Phreedom

         Dalam praktek ini saya akan melakukan instalasi aplikasi Phreedom R35RC3, menggunakan OS Windows 10 dengan web browser Mozila Firefox. Berikut ini langkah-langkahnya :

1. Sebelum menginstal Phreedom, lakukan instalasi aplikasi XAMPP yang berguna sebagai local web
    server dan database server.
2. XAMPP yang sesuai dengan versi Phreedom yang akan diinstal adalah XAMPP 5.6.33-0.
3. Download file installer ini di https://goo.gl/EkNG5J dan instal pada folder C:\xampp.
4. Setelah XAMPP berhasil diinstal, buka Control Panel XAMPP lalu aktifkan atau Start module
    Apache dan MySQL.

5. Untuk memunculkan “Change password” pada PHPMyAdmin, klik Config pada Apache dan edit
    file phpMyAdmin(config.inc.php) dengan Notepad atau Notepad++

6. Ganti$cfg[‘Servers’][$i][‘auth_type’]=‘config’;menjadi$cfg[‘Servers’][$i][‘auth_type’] = ‘cookie’; kemudian Save.

7. Lalu ketikkan pada address bar browser localhost/phpmyadmin, username: root, password: <blank>.

8. Pilih “Change password” dan Anda sekarang sudah bisa mengganti password database Anda yang akan berguna saat Instalasi Phreedom. Change password bersifat wajib.

9. Membuat database untuk phreedom

    Masih pada laman localhost/phpmyadmin, buat database (yang akan digunakan nanti untuk Instalasi Phreedom) dengan cara:

- Klik menu Databases > Klik Create database

- Isi nama database, misalkan: phreedom_r35rc3 atau lainnya

2.3.3 Panduan Instalasi Phreedom

         Untuk memulai proses instalasi Phreedom, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Siapkan file PhreedomR35RC3.zip atau bisa didownload di https://goo.gl/3QTYW5

2. Pindahkan file tersebut pada folder “C:\xampp\htdocs”, lalu extract pada folder tersebut.

3. Pastikan module Apache Server dan MySQL Server masih aktif pada control panel XAMPP.

4. Buka web browser dan ketikkan http://localhost/PhreedomR35RC3 pada address bar web browser. Maka akan muncul menu awal instalasi: Pilih opsi Agree dan klik Continue

5. Halaman selanjutnya adalah berisi formulir pengisian untuk Company Information, Administrator Information, Server Information, Database Information, dan Fiscal Information.Isi semua isian dengan lengkap (terutama semua password), kemudian klik Continue.

6. Tunggu sampai proses instalasi selesai. Maka akan mucul tampilan login berikut

7. Check localhost/phpMyAdmin jika database yang telah dibuat sebelumnya akan berisikan data seperti berikut

2.3.4 Kendala Instalasi dan Solusi

        Jika terjadi kendala instlasi phreedom cara mengatasinya sebagai berikut :

1. Pastikan file configure.php sudah ada pada file path C:\xampp\htdocs\phreedom_r35rc3\includes

2. Jika file configure.php ini tidak ada, maka Anda tidak akan dapat menjalankan aplikasi Phreedom
3. Copy dan paste file ini pada sub directory ...\includes Open file configure.php ini dengan Notepad++ untuk memastikan nama folder aplikasi Phreedom sama, misalnya jika nama folder Phreedom_r35rc3 maka di file configure.php juga harus sama.

2.3.5 Panduan Menggunakan Phreedom

        Pre-Login Ke Sistem Sebelum Login ke sistem Phreedom, ada dua hal yang harus diperhatikan: 

1. Untuk mencegah proses instal kembali, hapus/rename folder install yang ada pada folder
    C:\xampp\htdoc\phreedom_r35rc3\install misalnya diganti dengan nama install1

2. Pastikan komputer/laptop Anda terhubung ke jaringan internet saat menjalankan aplikasi
    Phreedom untuk menghindari munculnya pesan peringatan berikut:

3. Login ke Sistem masukkan username dan password

4. Jika sukses Login maka Anda akan diarahkan ke halaman utama Phreedom, sebagai berikut:

5. Menambahkan Dashboard Item Klik “Add Dashboard Items to this Menu”, untuk menambahkan Dashboard Item sesuaidengan kebutuhan Lalu save.

6. Menu Customers

- Menu Customers membantu Anda di dalam mengelola data terkait dengan customer pada perusahaan Anda. Terdapat 14 Sub Menu dari Menu Customers ini mulai dari New Customer sampai Reports.

- Pada Sub Menu New Customer Anda akan disuguhi formulir online untuk pengisian data pelanggan baru,Isikan segala data terkait dengan Contact Information, Main Mailing Address, dan Attachment pada Tab General dan data-data lainnya pada Tab Contacts, History, Address Book, Payment, dan Note.

7. Menu Vendor
- Menu Vendors berkaitan dengan segala hal tentang vendor yang berhubungan dengan perusahaan Anda.Terdapat 12 Sub Menu dari Menu Vendors ini mulai dari New Vendor sampai Reports.

- Pada Sub Menu New Vendor, Anda akan disuguhi formulir online untuk pengisian data vendor baru. Isikan segala data terkait dengan Contact Information, Main Mailing Address, dan Attachment pada Tab General dan data-data lainnya pada Tab Contacts, History, Address Book, dan Note.

8. Menu Inventory

- Menu Inventory berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data terkait inventori di perusahaan Anda.Terdapat 5 Sub Menu dari Menu Inventory ini mulai dari New Inventory sampai Reports.

- Sub Menu New Inventory berfungsi untuk membantu Anda dalam menambahkan data item inventori. Untuk membuat New Inventory, cukup isikan data SKU (Stock Keeping Unit), memilih Inventory Type dan Cost method.

9. Menu Banking

- Menu Banking berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data banking yang terkait dengan perusahaan Anda.Terdapat 10 Sub Menu dari Menu Banking ini mulai dari New Customer Receipts sampai Reports.

- Sub Menu Customer Receipts berfungsi untuk membantu Anda dalam menginputkan data customer receipts.Untuk menggunakan Sub Menu ini Anda cukup mengisikan Customer ID (yang telah dibuat sebelumnya) maka data-data lainnya akan muncul secara otomatis.Anda hanya perlu mengisi nomor Reference serta memilih Payment Method dari beberapa opsi yang ada.

10. Menu General Ledger

- Menu General Ledger atau buku besar/pembukuan keuangan berfungsi untuk membantu Anda dalam administrasi jurnal, manajemen,laporan, pembukuan, keuangan, dll. Terdapat 6 Sub Menu dari Menu General Ledger ini mulai dari General Journal sampai Reports.

11. Menu Employee

- Menu Employee berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data karyawan di perusahaan.Terdapat 3 Sub Menu dari Menu Employee ini mulai dari New Employee sampai Reports.

12. Menu Tools

- Menu Tools berfungsi untuk membantu Anda proses shipping (pengiriman barang), laporan, import dan export data, dll. Terdapat 4 Sub Menu dari Menu Tools ini mulai dari Shipping Manager sampai Company Backup.

13. Menu Company

- Menu Company berfungsi untuk membantu Anda dalam melakukan pengelolaan data terkait perusahaan Anda dan konfigurasi sistem untuk ERP dengan memanfaatkan aplikasi Phreedom ini. Terdapat 5 Sub Menu dari Menu Company ini mulai dari Help sampai Users.

- Sub Menu Help berfungsi untuk membantu Anda dalam menggunakan semua layanan pada Phreedom. Cukup klik Sub Menu Help maka sistem akan membukakan tab baru yang menampilkan halaman yang memuat panduan Phreedom. Terdapat 3 tab pilihan pada Sub Menu Help ini, yakni Contents, Index, dan Search.

14. Menu Logout

- Menu Logout berfungsi untuk keluar dari sistem Phreedom. Setelah Anda klik Logout, maka Anda akan dialihkan ke halaman Login, berikut ini:

BAB III 

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

    ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. dan memiliki manfaat dan keuntungan yang baik bagi perusahaan yaitu dapat meningkatkan kualitas produk/jasa dan efisiensi, dapat menurunkan biaya operasional, dapat mendukung pembuat keputusan untuk mengambil keputusan, mendukung perusahaan untuk beradaptasi dengan tangkas/gesit (agile) terhadap cepatnya perubahan, Penurunan inventory, Penurunan jumlah tenaga kerja secara keseluruhan, Penurunan waktu yang dibutuhkan dalam mendapatkan informasi.

3.2 Saran

    Sebaiknya perusahaan meningkatan tingkat layanan (service level), Peningkatan kontrol keuangan. Phreedom adalah aplikasi open source berbasis Cloud Computing yang dikhususkan untuk program akuntansi yang dikembangkan sebagai perencanaan sumber daya perusahaan berbasis web gratis dan aplikasi open source (ERP).